Privacy

 

Privacy statement en privacy beleid

Als Scoutinggroep verwerken wij, Scouting Angelo Roncalli, persoonsgegevens om onze activiteiten als vereniging uit te kunnen voeren en onze leden hierover te informeren. Als lid heb je de mogelijk tot inzage in de van jou bij Scouting Angelo Roncalli bekende gegevens, en het recht om deze aan te passen. Neem hiervoor contact op met de speltakleiding of met het bestuur, bijvoorbeeld via het contactformulier. Middels dit beleidsplan geven we een uiteenzetting hoe Scouting Angelo Roncalli met jouw persoonsgegevens omgaat.

Lidmaatschapsregistratie
Het inschrijven van een nieuw lid gebeurt middels een inschrijfformulier. Het inschrijfformulier bevat de NAW-gegevens1 van het lid en de ouders tezamen, de geboorte datum en het geslacht van het lid, geheel conform de minimaal gevraagde lidmaatschapsgegevens van Scouting Nederland. De gegevens van het inschrijfformulier overgenomen en in het landelijke administratie systeem van Scouting Nederland, Scouts Online (SOL), geplaatst. Via sol.scouting.nl heb je ook zelf toegang tot deze gegevens en kun je ze bekijken en wijzingen. Hoe Scouting Nederland met de in SOL geregistreerde gegevens omgaat wordt beschreven op: www.scouting.nl/privacy De persoonsinformatie is binnen Scouting Angelo Roncalli enkel toegankelijk door de ledenadministratie, de bestuursleden en de speltakleiding. Het inschrijfformulier wordt bewaard in de ledenadministratie van Scouting Angelo Roncalli tot het moment van uitschrijving en wordt hierna vernietigd.

Voor vrijwilligers wordt aanvullend, conform het huishoudelijk reglement van Scouting Nederland, een verklaring omtrent gedrag aangevraagd. Deze verklaring wordt verlengd als deze ouder is dan vijf jaar. De registratie van de verklaringen gebeurt in Scouts Online en de originelen worden in een afgesloten kast bewaard gedurende het lidmaatschap van de vrijwilliger. Verklaringen die verlopen zijn worden vernietigd, zo ook indien een vrijwilliger stopt met zijn of haar activiteiten bij de groep.

Contactlijsten
Om snel gegevens van leden paraat te hebben, hebben de speltakken zowel op papier als digitaal lijsten met contactgegevens van hun leden. Deze lijsten zijn uittreksel van persoonsgegevens zoals bekend in SOL. Periodiek worden deze lijsten vernieuwd, op basis van de in SOL bekende informatie. Enkel de speltakleiding heeft toegang tot deze gegevens.

Financiële administratie
Voor het innen van de contributie maakt Scouting Angelo Roncalli gebruik van een automatische incasso. Hiervoor dient een SEPA-machtigingsformulier te worden ingevuld, welke conform de SEPA richtlijnen is opgesteld. Het SEPA formulier worden fysiek bewaard en de machtigingsgegevens worden geregistreerd in de incasso software. Enkel de penningmeester heeft toegang tot deze gegevens. Na einde van het lidmaatschap blijft de SEPA-machtiging tot een periode van maximaal 24 maanden bewaard, gelijk aan de periode dat er via de bank een Melding Onterechte Incasso kan worden ingediend. Na bovengenoemde periode wordt de SEPA-machtiging vernietigd.

Beëindigen van het lidmaatschap
Het beëindigen van het lidmaatschap gaat middels het uitschrijvingsformulier, dit formulier bevat de naam van het lid. Het uitschrijvingsformulier wordt gebruikt door de gegevensbeheerder om het lidmaatschap in SOL te beëindigen en door de groepspenningmeesters om de maandelijkse incasso stop te zetten. (Let op: Scouting Angelo Roncalli incasseert de contributie maandelijks achteraf, dus in de maand na beëindiging het lidmaatschap zal nog eenmalig contributie worden afgeschreven). Het uitschrijvingsformulier wordt tezamen met de SEPA-machtiging voor een periode van maximaal 24 maanden bewaard en hierna vernietigd.

Medische verklaringen
Aan nieuwe leden bij een speltak (hetzij door een inschrijving dan wel door overvliegen) wordt een medische verklaring gevraagd. Hierin staan NAW-gegevens, minimale medische informatie en noodadressen. De medische verklaring is opgesteld conform de richtlijnen van Scouting Nederland. De medische verklaring wordt, gedurende het lidmaatschap van een lid bij de desbetreffende speltak, bewaard door de speltakleiding in hun staflokaal. Enkel de speltakleiding heeft toegang tot deze gegevens en zal deze alleen in geval van nood delen met een arts/verpleegkundige. Bij het overvliegen naar een volgende speltak of beëindigen van het lidmaatschap wordt dit formulier vernietigd.

Mailing naar ouders/verzorgers
Communicatie gebeurt veelal middels email. Hiervoor maakt Scouting Angelo Roncalli van afgeschermde mailinglijsten. Toestemming voor het gebruik van het email adres voor het verzenden van informatie over onze activiteiten wordt gevraagd op het inschrijfformulier. In deze mailinglijst staat de naam van het lid en het emailadres van de ouders/verzorgers vermeldt. Bij een mail verstuurd vanuit deze lijsten is zijn de afzender en geadresseerden onzichtbaar voor andere. Het is enkel mogelijk door de speltakleiding om vanuit deze maillijst een mail te sturen. De speltakleiding en de webmaster hebben toegang tot deze gegevens. Het mail adres blijft tot het beëindigen van het lidmaatschap of overvliegen naar een volgende speltak in de mailinglijst staan.

Foto en beeld materiaal
Ten ben behoeve van promotie wordt er beeldmateriaal gemaakt tijdens de activiteiten van Scouting Angelo Roncalli welke geplaatst worden op social media zoals facebook en de website, en voor gedrukt materiaal zoals promotie folders. Middels het inschrijfformulier verleent een lid toestemming voor het gebruik van dit materiaal. Het streven is om het beeldmateriaal na een periode van drie jaar te verwijderen. Binnen onze Scouting Angelo Roncalli is de richtlijn dat een foto een impressie van de activiteit weergeeft en altijd meerdere personen laat zien, portretfoto’s probeert Scouting Angelo Roncalli te allen tijde te mijden.

Huurovereenkomst
Scouting Angelo Roncalli verhuurt haar blokhut aan andere (Scouting) verenigingen. Voorafgaand aan de huurperiode dient de huurder een huurovereenkomst in te vullen, met daarop zijn persoonsgegevens en deze van zijn/haar vereniging. De huurovereenkomst is enkel inzichtelijk door vrijwilligers welke het verhuur verzorgen en zal aan het einde van het kalenderjaar waarin de verhuurperiode heeft plaatsgevonden vernietigd worden.

Archief
Scouting Angelo Roncalli is opgericht in 1962 en heeft door de jaren heen een archief opgebouwd met oude kampverslagen, jaarverslagen en fotoboeken. Allen liggen in een afgesloten ruimte, welke slechts door het bestuur toegankelijk is. Publicatie uit dit archief zal slechts plaatsvinden bij bijzondere omstandigheden, zoals bijvoorbeeld een lustrumviering.

Vragen
Voor vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens door Scouting kun je terecht bij de secretaris van onze groep via secretariaat[@]angelo-roncalli.nl

 

1NAW gegevens: Naam-adres-woonplaats. Naast deze gegevens worden ook geboortedatum, geslacht, e-mailadres en telefoonnummer geregistreerd.

Eindhoven, 11-05-2018